Waar het bij gedeelde documenten om gaat
Een documentomgeving voor teams staat of valt bij drie dingen: iedereen vindt hetzelfde bestand op dezelfde plek, niet iedereen ziet alles, en een oudere versie is terug te halen wanneer iemand zich vergist.
Nextcloud Files regelt die drie dingen en wij beheren het voor u: updates, back-ups en monitoring liggen bij ons, niet bij uw eigen beheerder.
Wat u ervoor terugkrijgt
Groepsmappen
Per team, afdeling of project één map die van de groep is en niet van een persoon. Vertrekt de collega die de map aanmaakte, dan blijft de map van het team en hoeft u geen eigenaarschap over te dragen.
Rechten per map en per bestand
Lezen, wijzigen, opnieuw delen, uploaden of verwijderen kent u toe per groep of persoon, tot op een enkel bestand. Een submap kan strenger zijn dan de map erboven.
Versiebeheer
Elke opslagactie levert een versie op. Is er iets overschreven of leeg opgeslagen, dan zet u de vorige versie zelf terug, zonder dat wij een back-up hoeven te openen.
Extern delen met beperkingen
Een deellink kan een wachtwoord en een verloopdatum krijgen, en kan alleen-lezen zijn of een uploadmap voor een accountant of leverancier. De ontvanger heeft geen account bij ons nodig.
Gezamenlijk bewerken
Documenten, spreadsheets en presentaties bewerkt u samen in de browser, via Collabora of OnlyOffice. Twee mensen in hetzelfde bestand leveren geen tweede kopie op.
Bestanden en gesprekken bij elkaar
Het overleg over een document staat in dezelfde omgeving als het document zelf. Wie later nagaat waarom een besluit zo is genomen, zoekt niet in een tweede product.
Inloggen met de accounts die u al heeft
Uw medewerkers hoeven geen nieuw wachtwoord te onthouden. De omgeving koppelt via OIDC of SAML aan uw bestaande identiteitsprovider, dus uw huidige aanmeldbeleid en tweestapsverificatie blijven gelden, en wie uit dienst gaat verliest zijn toegang op de plek waar u dat nu ook regelt.
Wilt u op termijn ook los van Entra ID komen, dan kijkt onze zusterorganisatie Xyphen IT mee naar wat daarvoor in de plaats kan komen. Hoe de koppeling werkt, staat op de pagina over inloggen met uw eigen identiteitsprovider.
Waar uw documenten dan staan
Op onze eigen servers in twee Nederlandse datacenters: BIT in Ede (ISO 27001, NEN 7510) en nLighten AMS1 in Amsterdam (ISO 27001, PCI DSS). Het verkeer loopt over ons eigen netwerk AS211588, met eigen IPv4- en IPv6-ruimte op naam van Innovation Harbor B.V. — na te kijken in de RIPE-database. De back-ups verzorgt onze zusterorganisatie Xyphen IT.
De eigendomsketen erboven is volledig Nederlands, tot en met de uiteindelijke eigenaar. Er zit geen buitenlandse moeder in die keten die onder een ander rechtsregime valt.
SharePoint doet meer dan documentbeheer
Hier moet u eerlijk naar uw eigen gebruik kijken. Voor sommige organisaties is SharePoint een documentomgeving, voor andere een applicatieplatform: intranetsites, SharePoint-lijsten die als kleine database dienen, goedkeuringsstromen en Power Automate-flows daarbovenop. Zit een deel van uw bedrijfsproces in SharePoint zélf gebouwd, dan vergelijkt u geen twee documentomgevingen met elkaar.
Wat wij hier niet doen
Wij leveren een documentomgeving, geen applicatieplatform. Er zijn geen intranetsites in de vorm die u van SharePoint kent, geen SharePoint-lijsten en geen Power Automate. Bestaande lijsten en workflows verhuizen niet mee: die moeten in ander gereedschap opnieuw worden opgezet. Dat is werk, en dat werk zit niet in een overstap verstopt.
Verder vindt onze zoekfunctie bestanden en mapnamen, maar is het geen contentzoekmachine op Microsoft-niveau. Retentielabels en eDiscovery zoals in een Microsoft 365 E5-licentie bieden wij niet. Leunt uw bewaarplicht op dat gereedschap, of gebruikt u SharePoint als platform, dan zeggen wij liever nu dat dit niet past.
Veelgestelde vragen
Is dit een volledige vervanging van SharePoint?
Voor documentbeheer met groepsmappen, rechten, versies en samen bewerken: ja. Gebruikt u SharePoint ook voor intranetsites, lijsten of Power Automate, dan vervangt dit alleen het documentgedeelte en moet de rest elders opnieuw worden opgezet.
Kunnen mijn bestaande mapstructuur en rechten mee?
De mapstructuur en de bestanden laten zich overzetten. Rechten nemen wij niet automatisch over, omdat de rechtenmodellen niet gelijk zijn; die lopen wij met u door en zetten wij opnieuw op groepsniveau in.
Moeten collega's een nieuw wachtwoord krijgen?
Nee, als u een identiteitsprovider heeft. Via OIDC of SAML melden medewerkers zich aan met het account dat zij al gebruiken, inclusief uw eigen aanmeldbeleid.
Kan ik een map delen met iemand buiten mijn organisatie?
Ja, met een deellink met wachtwoord en verloopdatum. U bepaalt of de ontvanger mag lezen, mag wijzigen of alleen mag uploaden.
En als wij over twee jaar toch weg willen?
Dan helpen wij met de verhuizing. Uw bestanden staan in een normale mapstructuur en zijn in bulk over te dragen. Wij houden niemand vast met een exportprobleem.
Eerst uitzoeken of het past?
Vertel ons hoe u SharePoint nu gebruikt: hoeveel teams, welke rechtenstructuur, en of er lijsten of workflows in zitten. Dan hoort u of dit een goede vervanging is, en zo niet, dan zeggen wij dat.
Neem contact op