Van Microsoft 365 naar een eigen omgeving

Waarom organisaties dit onderzoeken

Twee redenen komen bijna altijd samen. De eerste is soevereiniteit: weten waar gegevens staan, welk recht van toepassing is en wie erbij kan. De tweede is de rekening. Microsoft 365 Business Standard is per 1 juli 2026 met ongeveer twaalf procent verhoogd, en dat is geen bedrag waarover u meepraat.

Wat u er functioneel voor terugkrijgt en waar het verschilt, staat onderdeel voor onderdeel op een Europees alternatief voor Microsoft 365. Deze pagina gaat over de verhuizing zelf.

Migreer per onderdeel, niet in één keer

Dit is de belangrijkste boodschap van deze pagina, en het is ook waar wij afwijken van hoe er meestal over overstappen wordt gesproken. Microsoft 365 is geen product maar een bundel losse diensten die u afzonderlijk kunt vervangen. Bestanden en samenwerking kunnen als eerste over, terwijl uw mail voorlopig bij Exchange Online blijft staan. Dat is geen halve oplossing; het is de veiligste route.

Er zijn drie redenen om het zo te doen. Bestanden zijn goed te controleren: na het overzetten kunt u mappen en aantallen vergelijken en ziet u zelf of het klopt. E-mail is het onderdeel waar een fout het hardst aankomt, want een verkeerd MX-record betekent post die nergens aankomt — daarmee wilt u niet beginnen. En uw collega's krijgen zo één verandering per keer te verwerken in plaats van een maandag waarop alles anders is.

Het betekent ook dat u kunt stoppen. Werkt de nieuwe omgeving voor bestanden goed en blijkt mail bij u zwaarder te wegen dan verwacht, dan laat u die staan. Een gedeeltelijke migratie die klopt is beter dan een volledige die u had moeten terugdraaien.

Wat er per onderdeel bij komt kijken

E-mail en agenda

Berichten, mappenstructuur, contacten en agenda zijn over te zetten. Gedeelde postvakken en resourceagenda's richten wij opnieuw in, omdat die bij Exchange buiten de mailbox in een eigen vorm zitten. Hoe het overzetten technisch verloopt en hoe de MX-records omgaan zonder onderbreking, staat op onze overstapservice voor e-mail.

Bestanden uit SharePoint en OneDrive

OneDrive-mappen komen redelijk recht over: het zijn bestanden met een eigenaar. SharePoint vraagt meer werk, want daar zit de structuur in sitecollecties, bibliotheken en rechten per niveau. Die structuur bouwen wij opnieuw op als groepsmappen met rechten per groep. Reken hier op de meeste tijd in het inventarisatiegesprek: welke sites zijn nog in gebruik, en wie moet waarbij. Let ook op lange paden en bestandsnamen met tekens die niet overal mogen.

Teams-gesprekken

Voor de gesprekken zelf is er Nextcloud Talk: chat, groepen, bellen en vergaderingen met gasten via een link. Wat wél goed meekomt zijn de bestanden achter een Teams-kanaal, want die staan in werkelijkheid in SharePoint. De chatgeschiedenis is een ander verhaal; zie de volgende sectie.

Documenten in Office-formaat

Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden opent en bewerkt u in Collabora of OnlyOffice, in de browser en met meerdere mensen tegelijk. Voor gewone documenten en overzichtelijke spreadsheets gaat dat goed. Bij zwaar opgemaakte documenten en bij spreadsheets met veel logica kan de weergave verschuiven. Neem daarom uw tien belangrijkste bestanden mee in de pilot; dat zegt meer dan een lijst met ondersteunde functies.

Identiteit en inloggen

Wij vervangen uw identity provider niet, wij koppelen eraan via OIDC of SAML. Uw gebruikers houden hun bestaande inlog, uw wachtwoordbeleid en uw MFA blijven gelden, en wie u bij uw IdP uitschakelt komt hier ook niet meer binnen. Wat die koppeling precies nodig heeft, staat op de pagina over single sign-on met uw eigen identity provider.

Wat niet meekomt

Hier lopen migraties op stuk, meestal halverwege. Daarom benoemen wij het vooraf en niet in de kleine letters.

Een realistische fasering

1. 1

   Inventarisatie

   Welke onderdelen gebruikt u echt, en wie gebruikt wat. Postbussen, SharePoint-sites, Teams-kanalen, flows en de spreadsheets waar niemand aan mag komen. Hieruit volgt welke onderdelen mee kunnen, welke blijven, en waar het risico zit.

2. 2

   Koppelen en een pilotgroep

   Wij richten de omgeving in en koppelen die aan uw identity provider. Daarna gaat een kleine groep er echt in werken, met hun eigen documenten. Wat hier niet goed voelt, weet u voordat er iets verhuisd is.

3. 3

   Bestanden en samenwerking eerst

   OneDrive- en SharePoint-inhoud gaat over naar groepsmappen met rechten per groep, en de sync-client komt op de werkplekken. Uw mail staat op dit moment nog volledig bij Microsoft. U vergelijkt mappen en aantallen en geeft daarop akkoord.

4. 4

   Daarna e-mail en agenda

   Pas als bestanden staan, komt mail aan de beurt: postvakken vullen terwijl de oude omgeving nog actief is, en daarna de MX-records omzetten met een vooraf verlaagde TTL. Wij nemen SPF, DKIM en DMARC in dezelfde stap mee.

5. 5

   Archiveren en opzeggen

   Wat niet migreert, archiveert u nu: chatgeschiedenis en alles wat u wilt kunnen terugvinden. Daarna past u uw licenties aan of zegt u op. Dat doet u zelf en niet eerder, want zolang het abonnement loopt kunt u terug.

Wat wij van u nodig hebben

Een migratie loopt vast op ontbrekende toegang en op beslissingen die niemand neemt. Drie dingen komen van uw kant.

• Beheerderstoegang. Tot uw Microsoft 365-tenant en tot het DNS van uw domeinnaam. Zonder dat kunnen wij niet uitlezen wat er staat en niets omzetten.
• Een inventarisatie van wie wat gebruikt. Wij zien in de tenant wat er bestaat, niet wat er nog in gebruik is. Die kennis zit bij uw mensen, en dat is meestal het onderdeel dat de doorlooptijd bepaalt.
• Een beslissing over de omvang. Welke onderdelen moeten mee, wat blijft bewust staan, en wie mag die knoop doorhakken. Wij adviseren daarover, maar de keuze is aan u.

Telefonie die nu in Teams zit

Belt u met Teams, dan is dat een onderdeel dat wij zelf niet leveren. Zusterorganisatie Xyphen IT doet telefooncentrales — hosting én implementatie — en kan dat binnen hetzelfde traject oppakken, zodat uw telefonie niet het onderdeel is dat u tegenhoudt. Xyphen IT valt onder dezelfde Nederlandse eigendomsketen en verzorgt ook onze back-ups.

Veelgestelde vragen