Overstapservice voor e-mail

Wilt u uw e-mail hosting overzetten naar een andere provider, dan doen wij het werk. Wij zetten uw bestaande mail, mappenstructuur, contacten en agenda over naar Hostage en zorgen dat u tijdens de overstap kunt blijven mailen. Hieronder leest u hoe dat verloopt en wat u zelf regelt.

Hostage beeldmerk

Wat de overstapservice inhoudt

Mail migreren is meer dan een nieuw postvak aanmaken. Wij zetten vier onderdelen over: uw berichten inclusief bijlagen, de volledige mappenstructuur, uw contacten en uw agenda. Daarna vergelijken wij het aantal berichten per map: wat u terugziet moet hetzelfde zijn als in het oude postvak.

Geen verloren mail en geen dag zonder e-mail

Dit is de eerste vraag die vrijwel iedereen stelt. Het antwoord zit in de planning: wij zetten niets om voordat de nieuwe omgeving gevuld is.

  1. De TTL van uw MX-records gaat vooraf omlaag. De TTL bepaalt hoe lang mailservers wereldwijd uw huidige instelling onthouden. Staat die op uren, dan duurt een wijziging ook zo lang. Wij verlagen die waarde een paar dagen vooraf.
  2. Beide omgevingen lopen tijdelijk parallel. Uw postvakken bij ons zijn al gevuld met uw archief terwijl uw oude omgeving nog actief is. Voor u verandert er dan niets.
  3. Pas daarna zetten wij de MX-records om. Door de verlaagde TTL is dat binnen minuten overal bekend. Wat er nog naar de oude omgeving ging, halen wij daarna op.

Zo is er geen moment waarop uw mail nergens aankomt.

Het stappenplan in vijf stappen

  1. Inventarisatie

    Welke postvakken zijn er, hoe groot, welke aliassen en gedeelde postvakken. Hieruit volgt de opgave van de kosten.

  2. Proefmigratie

    Eerst één postvak, waarna wij met u de mappen, bijlagen en agenda controleren. Komt er iets niet mee, dan weet u dat nu.

  3. MX omzetten

    De overige postvakken worden gevuld, daarna gaan de MX-records om. Wij nemen dan ook SPF, DKIM en DMARC mee.

  4. Nacontrole

    Laatste post ophalen, aantallen per map vergelijken en controleren dat verzenden en ontvangen werkt.

  5. Oude omgeving opzeggen

    Pas als de nacontrole klaar is en u tevreden bent, beëindigt u uw oude abonnement — niet eerder.

Wat er per bronomgeving bij komt kijken

Microsoft 365 of Exchange

Mail, mappen, contacten en agenda zijn over te zetten. Aandacht vragen de onderdelen die geen e-mail zijn: gedeelde postvakken en resourceagenda's richten wij opnieuw in, en wat aan Entra ID hangt staat los van uw mail. Zusterorganisatie Xyphen IT denkt mee over vervanging daarvan.

Google Workspace of Gmail

Gmail werkt met labels, en een bericht kan meerdere labels hebben. Bij het overzetten worden labels mappen, dus zo'n bericht kan in meerdere mappen belanden. Dat is geen fout, maar het ziet er anders uit; wij bespreken vooraf welke labels u wilt behouden.

Een andere hoster (IMAP)

Meestal de eenvoudigste route: met uw inloggegevens kopiëren wij de mailboxen via IMAP. Contacten en agenda zitten daar vaak niet in, maar in een apart adresboek of CalDAV-agenda. Let ook op doorstuurregels en autoreply's: die staan in het controlepaneel, niet in de mailbox.

Een eigen mailserver

Hier is het inzicht het grootst, want u of uw beheerder kan ons directe toegang geven. Zo'n server verstuurt doorgaans ook post voor toepassingen: websiteformulieren, facturen, meldingen uit een ticketsysteem. Die verzenders horen in de inventarisatie, anders werkt na de overstap de mail wel en de facturatiemail niet.

Wie doet wat

Wat wij doen

  • Inventarisatie en opgave van de kosten
  • Postvakken, aliassen en doorstuuradressen aanmaken
  • Mail, mappen, contacten en agenda kopiëren
  • TTL verlagen, MX omzetten, SPF, DKIM en DMARC zetten
  • Nacontrole en de laatste post ophalen
  • Instellingen voor uw apparaten aanleveren

Wat u zelf regelt

  • Beheertoegang tot de huidige omgeving geven
  • Beslissen welke postvakken mee moeten
  • Uw collega's over de planning informeren
  • Het account op telefoons en mailprogramma's instellen
  • Nalopen of uw mappen en agenda kloppen
  • Uw huidige contract opzeggen, na de nacontrole

Wat wij hier niet doen

Wij migreren geen chatgeschiedenis uit Microsoft Teams. Die zit niet in uw mailbox en er is geen route om die over te zetten. Exporteer die gesprekken zelf voordat u het abonnement beëindigt.

E-mailregels, categorieën en gedeelde postvakken komen niet altijd één-op-één mee. Die zitten bij de meeste aanbieders buiten de mailbox, in een eigen formaat. Wij richten ze opnieuw in waar dat kan, maar beloven niet dat elk filter identiek terugkomt.

Wij zeggen uw huidige contract niet voor u op. Wij willen niet degene zijn die uw oude omgeving weghaalt voordat u zelf ziet dat alles goed staat.

En het belangrijkste: blijkt uit de inventarisatie dat een overstap voor u niet verstandig is, dan zeggen wij dat. Gebruikt u onderdelen die wij niet vervangen, dan is blijven zitten of slechts een deel overzetten de betere keuze. Wij zijn eerlijk als iets niet past.

Wij helpen ook als u bij ons weggaat

Een overstapservice die alleen naar binnen werkt is een val. Besluit u later dat Hostage niet bij u past, dan helpen wij met de verhuizing naar de volgende partij; wat dat betekent voor uw domeinnaam, DNS en data leest u op geen lock-in bij Hostage. Gaat het om meer dan e-mail, dan beschrijft overstappen naar Hostage het hele traject.

Veelgestelde vragen

Hoelang duurt het overzetten van mijn e-mail?

Dat hangt af van het aantal postvakken en de omvang van uw archief. Het kopiëren gebeurt op de achtergrond terwijl u doorwerkt en het omzetten van de MX-records duurt minuten. De doorlooptijd zit vooral in inventarisatie en proefmigratie; u krijgt een planning.

Wat kost de overstapservice?

De kosten hangen af van de omvang: het aantal postvakken, hoeveel data mee moet en uit welke omgeving u komt. U krijgt na de inventarisatie een opgave vooraf, en wij beginnen niet zonder uw akkoord daarop.

Kan ik tijdens de overstap blijven mailen?

Ja. Beide omgevingen lopen tijdelijk naast elkaar en de MX-records gaan pas om als uw nieuwe postvakken gevuld zijn. Door de verlaagde TTL is dat omzetten snel bekend.

Raak ik oude e-mail kwijt?

Uw mail wordt gekopieerd, niet verplaatst: tot u uw oude abonnement opzegt staat alles nog op twee plekken. Missen wij bij de nacontrole iets, dan halen wij het opnieuw op.

Moet ik mijn telefoon en Outlook opnieuw instellen?

Ja, op elk apparaat moet het account eenmalig opnieuw worden ingesteld met de nieuwe servergegevens. Wij leveren die aan en lopen het met u door.

Begin met een inventarisatie

Vertel ons waar uw e-mail nu staat en hoeveel postvakken er zijn. Wij brengen het in kaart en geven u een opgave en een planning.

Vraag een inventarisatie aan