Stap 1: inventariseren voordat u iets aanraakt
Maak eerst een lijst; zonder die lijst ontdekt u halverwege dat er nog iets was.
- Welke postvakken er zijn en welke daarvan mee moeten.
- Hoe groot elk postvak is: dat bepaalt de duur en de benodigde ruimte.
- Welke gedeelde postvakken er zijn en wie erbij mag. In Exchange is dat een eigen soort object, geen normaal postvak.
- Alle aliassen per postvak. Een adres dat u vergeet, bestaat na de overstap niet meer.
- Welke systemen namens uw domein mailen. Dit is het punt dat vrijwel iedereen vergeet.
Denk bij dat laatste aan uw boekhoudpakket, het contactformulier, een nieuwsbriefdienst en de kopieermachine die scans mailt. Die verzenders staan in uw SPF-record. Mist er één als u dat record opnieuw opzet, dan werkt uw gewone mail wel en komt de facturatiemail in de spambox. Zie SPF, DKIM en DMARC instellen.
Stap 2: kopieer van IMAP naar IMAP, met beide omgevingen actief
Microsoft 365 spreekt IMAP en uw nieuwe mailhosting ook. Daarmee kopieert u postvak voor postvak, met een migratiehulpprogramma of met een mailprogramma waarin u beide accounts naast elkaar zet en de mappen versleept.
Dat is de veilige route: u verplaatst niets maar dupliceert, dus tot u het oude abonnement opzegt staat alles op twee plekken. Uw medewerkers werken ondertussen door in de oude omgeving, want de MX-records staan nog niet om.
Kopieer eerst één postvak volledig en controleer dat, voordat u de rest doet.
Stap 3: verlaag de TTL van uw MX-records vooraf
De TTL (time to live) is het aantal seconden dat andere DNS-servers uw record mogen onthouden. Staat die hoog, dan blijven mailservers na uw wijziging nog uren naar de oude omgeving sturen. Zet de waarde daarom een dag of twee vooraf laag, bijvoorbeeld 300 seconden, en wacht minstens de oude TTL af voordat u de MX-records omzet. Is alles stabiel, dan zet u de TTL weer terug.
Wat Exchange-specifiek is en dus niet meekomt
IMAP kopieert berichten en mappen. Wat Exchange daarnaast biedt, richt u opnieuw in of het verdwijnt.
Gedeelde postvakken
Bestaan buiten Exchange niet in die vorm. De inhoud kopieert u via IMAP als gewoon postvak; de toegang richt u opnieuw in, als postvak met eigen wachtwoord of als distributielijst.
Resource-agenda's
Vergaderruimtes die uitnodigingen zelf accepteren of weigeren, zijn een Exchange-functie. Een CalDAV-agenda kunt u wel delen, maar dat automatisch antwoorden komt niet mee.
Delegatie en "namens verzenden"
Het onderscheid tussen namens iemand en als iemand verzenden is Exchange-eigen. Elders komt het neer op één ding: iemand krijgt verzendrecht op een adres. Wie het bericht werkelijk stuurde, spreekt u dan af in plaats van in te stellen.
Transportregels
Regels die centraal op alle mail werken — een disclaimer eronder, bijlagen blokkeren, post omleiden — zitten in de Exchange-organisatie. Wat u hiervan terugkrijgt, hangt af van uw nieuwe omgeving. Noteer ze voordat u opzegt: daarna kunt u ze niet meer opvragen.
Retentiebeleid en archief
Beleid dat berichten na een periode verplaatst of verwijdert, komt niet mee. Het online archiefpostvak kopieert u apart; veel hulpmiddelen zien het niet automatisch. Heeft u een bewaarplicht, regel dan eerst waar die post terechtkomt.
Agenda en contacten
Deze gaan niet via IMAP. Exporteer per gebruiker de agenda en de contacten en importeer ze in de nieuwe omgeving. Het gevoeligst zijn terugkerende afspraken met een uitzondering — de wekelijkse vergadering die één keer een uur later was. Die kan bij export en import verschuiven of terugvallen op de standaardtijd; loop de komende maanden na.
Nacontrole, en pas daarna opzeggen
- Vergelijk per postvak het aantal berichten per map, oud tegen nieuw. Wijkt een map af, dan kopieert u die opnieuw.
- Haal na het omzetten van de MX-records de laatste post uit de oude omgeving op.
- Test verzenden en ontvangen vanaf elk postvak, en de systemen uit uw inventarisatie: stuur een testfactuur en vul uw contactformulier in.
- Zeg Microsoft 365 als laatste op. Zolang dat abonnement loopt, kunt u alsnog iets ophalen. Zodra het weg is, is het weg.
Wat u hiermee niet oplost
Deze handleiding gaat over mail, agenda en contacten. SharePoint, OneDrive, Teams en inloggen via Entra ID staan hier los van. Chatgeschiedenis uit Teams zit niet in uw mailbox en is niet over te zetten: exporteer die zelf voordat u opzegt.
Hangt uw manier van werken vooral aan die onderdelen, dan is alleen de mail verhuizen misschien niet de verbetering die u zoekt. Beter nu bedacht dan halverwege.
Wilt u dit niet zelf doen, dan kunnen wij het voor u uitvoeren met onze overstapservice voor e-mail.