Labels zijn geen mappen
Dit is de belangrijkste verrassing. In Gmail bestaat een bericht één keer en krijgt het labels. Eén bericht kan er meerdere hebben: Klanten én
Facturen én Te doen.
Een IMAP-mailomgeving kent geen labels, alleen mappen, en daar zit een bericht in precies één map. Bij het overzetten wordt elk label een map. Een bericht met drie labels belandt dus in drie mappen, als drie losse kopieën.
Het aantal berichten en het opslagvolume lopen daardoor op, soms flink. Dat is geen fout en er is niets kwijt. Wilt u het beperken, bekijk dan vooraf welke labels u kunt laten vallen.
"Alle berichten", "Belangrijk" en "Gesterd" zijn geen mappen
Via IMAP ziet u ze staan als [Gmail]/Alle berichten,
[Gmail]/Belangrijk en [Gmail]/Met ster. Het zijn geen aparte
verzamelingen post, maar andere manieren om naar dezelfde berichten te kijken.
Alle berichten bevat letterlijk uw hele archief. Kopieert u die weergave mee naast uw gewone mappen, dan haalt u alles een tweede keer over. Sluit die drie daarom uit — migratiehulpmiddelen hebben er een selectievakje voor, in een mailprogramma haalt u het abonnement op die mappen weg. Doe dit vóór de eerste kopieerslag, niet erna.
Google Takeout of IMAP kopiëren
IMAP kopiëren
U zet beide accounts naast elkaar en kopieert map voor map, terwijl u in de oude omgeving doorwerkt.
Kies dit voor postvakken die in gebruik blijven. Kopieer eerst één postvak volledig en controleer het, voordat u de rest doet.
Google Takeout
Takeout levert een export in MBOX-formaat, plus agenda en contacten. Handig als archief en voor de niet-mailonderdelen.
Kies dit voor postvakken van vertrokken medewerkers en als bewaarkopie voordat u opzegt.
Beide combineren is meestal het verstandigst: IMAP voor de actieve postvakken, een Takeout-export als achtervang.
U heeft een app-wachtwoord nodig
Google laat geen IMAP-verbinding toe met het gewone wachtwoord van een account waarop tweestapsverificatie staat — en dat staat er bij Workspace vrijwel altijd. U maakt per account een app-wachtwoord aan in de beveiligingsinstellingen van dat Google-account en gebruikt dat in plaats van het gewone wachtwoord. Staat tweestapsverificatie uit, dan zet u die eerst aan. Regel dit vooraf voor alle postvakken die mee moeten, en verwijder de app-wachtwoorden weer als u klaar bent.
Agenda en contacten
Deze gaan niet via IMAP. Exporteer per gebruiker de agenda uit Google Agenda en de contacten uit Google Contacten, en importeer die in de nieuwe omgeving. Controleer daarna de terugkerende afspraken: een vergadering die één keer een uur later was, kan terugvallen op de standaardtijd.
Wat niet meekomt
Google Docs, Sheets en Slides
Dit zijn geen bestanden maar Google-eigen documenten in Drive. Ze zitten niet in uw mail: u moet ze exporteren naar een gangbaar formaat, en daarbij kan er iets schuiven — opmaak in complexe documenten, en vooral formules en draaitabellen in Sheets. Controleer de spreadsheets waar u financieel op vertrouwt op de plekken die rekenen.
Google Chat
Chatgeschiedenis komt niet mee. Wat daar aan afspraken in staat, is na opzeggen weg. Bewaar het via Takeout voordat u het abonnement beëindigt.
Filters, sterren en categorieën
Uw Gmail-filters zitten in de accountinstellingen, niet in de mailbox, en richt u opnieuw in. Sterren en de tabbladen "Sociaal" en "Reclame" hebben geen tegenhanger. Schrijf uw belangrijkste filters op voordat u opzegt.
Nacontrole, en pas daarna opzeggen
- Vergelijk per map de aantallen, oud tegen nieuw. Het totaal komt door de labels hoger uit; per afzonderlijke map moeten de aantallen wél kloppen.
- Verlaag de TTL van uw MX-records een dag of twee voordat u ze omzet. De TTL (time to live) is het aantal seconden dat andere DNS-servers uw record onthouden; staat die hoog, dan blijft post nog uren naar Google gaan.
- Haal na het omzetten de laatste post uit het oude postvak op en test verzenden en ontvangen vanaf elk adres.
- Zeg Google Workspace als laatste op. Zolang het abonnement loopt kunt u alsnog iets ophalen. Daarna niet meer.
Wat u hiermee niet oplost
Deze handleiding gaat over mail, agenda en contacten. Werkt uw organisatie dagelijks met meerdere mensen in hetzelfde Docs- of Sheets-bestand, dan vervangt een mailomgeving dat niet. Ook gedeelde Drive-mappen en inloggen met uw Google-account staan hier los van.
Zit uw manier van werken vooral in die samenwerkingsonderdelen, dan is alleen de mail verhuizen misschien niet de verbetering die u zoekt. Overweeg dan de mail over te zetten en de rest voorlopig te laten staan.
Wilt u dit niet zelf doen, dan kunnen wij het voor u uitvoeren met onze overstapservice voor e-mail.