Er is geen knop die dit oplost
Laten we daarmee beginnen, want het is de kern. Of uw bericht in de inbox of in de spambox belandt, wordt niet door ons bepaald en niet door u, maar door de ontvangende partij. Google, Microsoft en de rest maken die afweging per bericht, op basis van signalen die zij niet publiceren, en zij veranderen die afweging regelmatig.
Wat u wél kunt doen, is de signalen die u in de hand heeft op orde brengen. Dat is geen garantie, maar het verschil tussen een domein waar alles klopt en een domein waar dat niet zo is, is in de praktijk groot. Loop de vier oorzaken hieronder in deze volgorde af.
De vier oorzaken op rij
1. Ontbrekende of foute SPF, DKIM en DMARC
Dit is de meest voorkomende oorzaak en de enige die u volledig zelf in de hand heeft. Kan een ontvanger niet vaststellen dat u mag mailen namens uw domein, dan is dat een reden om uw bericht te wantrouwen. Let vooral op de klassiekers: twee SPF-records naast elkaar, een nieuwsbriefdienst of boekhoudpakket dat niet in uw SPF staat, of een DKIM-sleutel die nooit is gepubliceerd. Hoe u dat instelt, staat in SPF, DKIM en DMARC instellen.
2. De reputatie van het verzendende IP-adres en domein
Ontvangers houden bij hoe post van een IP-adres en van een domein zich in het verleden gedroeg. Verstuurt u vanaf een adres waar eerder spam vandaan kwam, dan werkt dat tegen u. Ook een gloednieuw domein staat aanvankelijk neutraal tot licht negatief: reputatie moet worden opgebouwd, en dat kost weken van normaal verkeer, niet uren. Verstuurt u ineens veel meer post dan gebruikelijk, dan is dat op zichzelf ook een signaal.
Een veelgemaakte fout hier: mailen vanaf uw eigen kantoorverbinding of vanaf een server bij een aanbieder die zijn IP-ruimte niet schoon houdt. Onze eigen bereiken staan in AS211588 op naam van Innovation Harbor B.V. en zijn in de RIPE-database te controleren.
3. De inhoud van het bericht
Filters kijken ook naar het bericht zelf. Wat er meestal misgaat: een bericht dat volledig uit één afbeelding bestaat, een HTML-versie zonder tekstversie, links die naar een ander domein verwijzen dan de afzender, verkorte links, veel hoofdletters en uitroeptekens, of een bijlage in een formaat dat vaker voor besmetting dan voor administratie wordt gebruikt.
Dit deel kunt u meten. Stuur uw bericht naar het adres dat mail-tester.com u geeft en bekijk daarna de uitslag. U krijgt een lijst met wat er aan uw records, uw verzendende server en de inhoud opvalt. Behandel de uitkomst als een checklist, niet als een cijfer dat maximaal moet zijn: één punt aftrek voor een ontbrekende afmeldlink in een gewone zakelijke mail is geen probleem.
4. Klachten van ontvangers
Markeren ontvangers uw post als spam, dan weegt dat zwaar en werkt het door naar andere ontvangers. Dat gebeurt vooral bij post die mensen niet hebben gevraagd: een lijst met adressen die u ooit heeft gekocht of verzameld, een nieuwsbrief zonder duidelijke afmeldlink, of een verzendlijst die jaren niet is opgeschoond. Ontvangers die niet meer bestaan, leveren bovendien foutmeldingen op, en een hoog aantal daarvan is zelf weer een negatief signaal. Verstuurt u nieuwsbrieven, doe dat dan via een dienst die afmeldingen en onbezorgbare adressen automatisch verwerkt, en niet via uw gewone mailbox.
Als het bij één ontvanger misgaat
Komt uw post bij één relatie in de spambox en bij de rest gewoon aan, dan zit het probleem vrijwel altijd aan die kant: een filter van hun IT-beheerder, een regel in hun mailbox, of een eerdere klik op "spam". Vraag de ontvanger het bericht als "geen spam" te markeren en uw adres aan de vertrouwde afzenders toe te voegen. Dat lost het sneller op dan verder zoeken bij u.
Gaat het bij veel ontvangers tegelijk mis en kloppen uw records, stuur ons dan een bericht met de volledige koptekst van een geweigerd bericht. Daaruit is te herleiden wat de ontvangende server precies tegenkwam.
Wat wij hier niet kunnen
Wij kunnen uw records nakijken, uw verzendende server controleren en meelezen in de koptekst van een geweigerd bericht. Wij kunnen niet bij een andere partij afdwingen dat uw post in de inbox belandt, en wij kunnen niemand beloven dat het na deze stappen altijd goed gaat. Een verzoek tot verwijdering van een blokkadelijst kunnen wij indienen, maar of dat wordt toegekend en hoe snel, bepaalt die lijst zelf.